제가 실무에서 AI사용하는 방법 공유합니다.

AI관련 뉴스보면 어질어질하죠 ? 엔트로픽이다, 클로드 봇이다 이상한 단어가 마구마구
튀어나오고, 유튜브 봐도 실무적인 내용은 1도 없이, 코딩을 자동으로 한다, 혹은 내 컴에 AI를 
심는다 이런 자극적인 내용만 있고요. 

우선 전 해외무역을 합니다. 
그래서 지금 사용중인 AI는 Google Workspace + Gemini 3.1 Pro조합입니다. 

사용방법은 매우 간단하며 실용적인데요. 

1. 메인 대화창
2. 서브 대화창 (수십개)
3. NotebookLM

이렇게 3가지 기능을 주로 사용합니다. 

1. 메인 대화창에서는 업무에 관한 포괄적인 내용을 검토합니다. 
이때 문제해결 방안이나, Supply Chain Management 설계는 AI가 아니라 제가 해야 합니다.
AI는 내가 설계한 물류 방안에 대해서 즉시 검토하고, 현실적인 조언만 해줍니다. 

2. 그리고 서브 대화창에서는 각각의 벤더 및 바이어로 대화창을 나누어서, 담당 직원 부리듯이
합니다. 즉 A 바이어 선적건 어디까지 진행되었지 ? 이런식의 질문을 던지면 답변이 나오는 
형태입니다. 이때 모든 무역관련 서류는 관련 서브 대화창에 PDF문서 채로 던져줍니다. 
(물론 토큰을 무지하게 소모하지만, 업무 편의성은 증대됩니다)

복잡하고 전체적인 맥락을 설명하는 이메일에는 관련 내용으로 NotebookLM으로 PPT를 만들어서
첨부하거나, Report를 작성하여 첨부로 보냅니다. 이게 효과가 매우 좋습니다. 

보통 PPT 10페이지짜리 작성에 약 5분정도 걸리고, 리포트는 약 5분 ~ 10분 정도 걸립니다. 
또한 PPT의 퀄러티도 스크립트로 지정을 할 수 있기에 꽤 괜찮은 out put이 나옵니다. 

마지막으로 장기 프로젝트용으로는 Deep Research기능을 사용하여 논문급 자료를 뽑아냅니다. 
예를 들어서 Green 수소 프로젝트에 대한 현재 상황, 정책적 지원 그리고 미래의 산업 동향 예측을
의뢰하면 30분만에 명확한 문서가 뽑아져 나옵니다. 
이 때 Deep Research는 모든 관련 자료 링크를 첨부하여 할루시네이션을 체크할 수 있도록 해줍니다. 

이런 기능만해도 4명짜리 한팀의 업무를 현재 AI를 통해서 홀로 쳐내고 있습니다.

주말에는 시간 날때 마다 App Script자동화 기능을 사용해서, Google Disk에 저장하는 벤더 서류,
선적 서류, 통관 서류등을 AI가 내용을 추출해서 Google Sheet에 자동 기록되도록 했습니다. 
그리고 내용을 추출완료한 PDF 서류들은 사내 기준에 맞춰서 파일명을 변경하여 관련 폴더로 
이동하여 저장하도록 했습니다. 

예를 들어서 M이라는 벤더가 P.I 를 보내면, 이 문서에서 날자, PI 번호, 제품명, 수량 단가 금액등을
다 추출하여 Google Sheet에서 회사관리번호를 자동 부여해서 저장을 하고는 파일명을 

[PI]M벤더명_서류작성일자_최종바이어.PDF 

이런식으로 폴더에 자동저장되도록 했습니다. 
선적이 완료되고 Commercial Invoice가 날라오면 역시 google Sheet에 자동 기입되고

[CI]M벤더명_서류작성일자_최종바이어.PDF 

이렇게 파일명이 변경됩니다. 

그래서 관련 폴더만 열어도 수출현황을 파악할 수 있도록 했으며, Google Workspace에 딸려오는
Gemini에게 통계를 내도록 만들 수 있게 했습니다. 

예) M벤더에서 선적한 총금액 그리고 계약은 했지만 아직 선적안된 오더 잔량 내역 뽑아줘 !

이렇게 질문을 하면 파일명을 규격화 했기에, 바로 바로 데이터가 뽑혀나옵니다. 

그리고 요즘 장문의 이메일을 기안할 일이 많은데요.
이것도 수신한 메일을 던져주고, 초안을 한글로 이메일 내용을 기안하고, 수정하고, 가다듬고는 

최종 영문본으로 작성시켜서 영어 단어에 대한 교정과 문장을 살펴 보고, 복사해서 

이메일로 송부합니다. 

이때 1. 메인 대화창에서 이메일 작성을 하는데, 이렇게 함으로써 내 문체를 AI가 학습하여, 

내가 사용하는 표현 위주로 이메일을 작성해줍니다. 

다만 내용확인, 단어 확인, 문장 확인은 필수적입니다. 

복잡한 내용의 장문의 이메일 작성에는 보통 오전시간 혹은 하루 업무 대부분을 차지할 때도 

있었는데, 아무리 복잡하고 방대한 내용이라도 요즘은 1시간내에 답변이 나갑니다. 

결론은 AI를 인간의 개입 없이 업무가 돌아가도록 만들어주는 것이 아니라, 내 팀원처럼 부려먹고,
내 업무효율과 시간을 Save하는 목적으로 사용하면 그리 어렵지가 않습니다. 

오늘도 오전 9:40분까지 두개의 큰 프로젝트 이메일에 대한 회신을 하고는 커피 마시며
이 글을 작성중에 있습니다. ㅎㅎㅎㅎ

NotebookLM으로 작성한 PPT중 일부입니다. 물론 관련 내용은 하루에 걸쳐서 마켓 조사를 한
내용이고, 이 조사도 Deep Research를 사용하여 조사한 내용을 발췌해서 PPT로 작성한 것 입니다. 

이정도의 영문 내용은 글 작성이 문제가 아니라 백업 데이터를 수집, 분석, 가공하는데 시간이 더
많이 걸립니다. 12장짜리 PPT제안서 및 관련 데이터 파일 두개 그리고 영문 커버 작성에 하루의 
시간이 소요되었습니다. 

만약 AI가 없었다면, 통상적으로 4명 한팀이 일주일 정도의 업무량입니다. 

혹시나 저와 비슷한 일을 하시는 분들에게 조그마한 도움이 될 수 있을까 해서 공유드립니다.