Gemini + Workspace로 업무환경 바꾸었습니다.

자가 공장을 가지고 있으며, 매출의 90%는 무역으로 발생합니다. 

해외 수입 -> 국내 고객사 공급 혹은
제3자 무역으로 중국-한국-해외로 수출도 하고 있습니다. 

그런데 무역이라는 업무가 은근 서류 노가다입니다. 그래서 작년말 부터 지속적으로 

AI를 통한 업무 개선을 해왔고 이제 완성되었습니다. ㅜㅜ

 

제목은 거창한데, 목적은 딱 하나. 어떻하면 효율적으로 실수없이 업무를 할 수 있을까 !! 입니다. 
이게 이메일, WhatsApp, WeChat등으로 각 거래선과의 대화가 쌓이고 이 내용을 다시 사내에 

공유하려면 하루종일 타자만 치고 있어야 합니다 ㅜㅜ

 

 

회사 홈페이지를 통해서 들어오는 문의도 함께 Gemini 및 Workspace로 취합되도록 하였습니다. 

그리고 이런 문의사항을 Gemini가 우선 검토하여 중요도 50%이상의 확율일 경우, 알람으로 
알려주도록 했습니다. 

 

 

 

그리고 쏟아지는 해외 거래선과의 채팅 내용을 Doc으로 취합하여 데이터화 하고, 이것을 한글로
내부 공유하는 시스템으로 만들었습니다. 즉, 도면변경 요청과 같은 내용이 도착하면, 바로 
관련 부서와 공유되는 시스템으로 설계했습니다. 

 

 

해외 거래선과의 교신 언어에 관계없이 내부 공유 데이터는 한글로 통일하였습니다. 

참고로 해외 바이어는 약 10군데, 중국내 제조사는 약 7군데와 교신중이며, 외주공장 1군데를 

부가로 사용중에 있습니다. 

 

 

 

일단 이것만 해도, 교신내용을 다시 한글로 사내에 뿌려주는 업무에서 해방됩니다. 

 

 

또한 자동 이메일 답변 초안 작성 기능도 이번에 도입했습니다. 물론 인간의 검수 및 승인이 있어야

이메일이 발송됩니다. 

 

 

이게 제일 중요한것인데, 모든 교신내용을 DB화 하여서 회사계정의 DOC에 정보 자산으로 

보관되도록 하였습니다. 따라서 Gemini에게 "A회사가 작년 10월쯤 CDD라는 제품에 대해서 

견적낸 것 알려줘"라고 하면 WeChat교신내용에서 해당 항목을 찾아서 주도록 되어있습니다. 

 

 

무역업무에서 제일 귀찮은것이 선적서류 작성입니다만, 이것을 회사 양식에 자동 기입되도록 

하였습니다.  인간은 검토 및 승인만 하면, 바로 이메일 및 WhatsApp으로 서류 발송 해줍니다.

 

 

맨날 담당자가 확인해도 한두군데 오기입하는 짜증나는 업무에서 해방되었습니다. 
FOB, C&F, CIF, ICD, 등등... 헷갈리는 항목들은 다 자동 기입으로 바꾸었습니다.

 

 

수출선적이 몰려들면, 밤 10시까지 일했어야 하는데, 이제는 칼퇴를 보장받으리라 가열차게 

기대합니다. 더불어 내 손가락 & 손목도 조금 편해지리라 기대하고 있습니다. 

 

 

물론 C자 돌림 직함끼리는 회의나, 전화회의를 하겠지만, 소소한 일로 "이거 확인 부탁합니다"

이런 연락이 이제는 불필요해졌습니다. 회사계정 Google Doc으로 업무 자동화 시켰습니다. 

마지막으로, 저는 애플 생태계, 다른 직원들은 PC 생태계인데, 그래서 소규모 회사 서버보다는
Google Workspace for Business Standard와 Gemini Pro를 도입했습니다. 

부가적인 기능, Deep research, notebookLM등과 연동하여 알차게 사용중입니다. 

개념 연구 및 structure를 짜는데 약 2달 걸렸습니다. 

감사합니다. ^^